青海省安全生产监督管理局  青海煤矿安全监察局

公文处理制度

第一章     总  则

第一条                   为了加强管理，做好机关公文处理工作，使之规

范化、制度化、科学化，依照中共中央办公厅、国务院办公厅和省委、省政府办公厅关于机关公文处理的有关规定，结合两局公文处理工作的实际，特制定本制度。

第二条  公文处理工作是衡量机关工作效率和质量的重要标志之一，各处室必须认真做好公文处理工作，注重效用，精益求精，注意防止和克服文牍主义、官僚主义和形式主义。

第三条   公文处理必须做到准确、及时、安全；必须严格执行有关保密规定，确保党和国家秘密。

第四条  两局机关的公文处理工作应贯彻党政分工的原则。不能以行政名义向党委行文，也不能以党委名义向行政行文。以行政名义行文需党委知道的，可用抄报或抄送形式办理。

第五条          两局机关公文由办公室（综合处）统一收发、传递、用印、立卷和归档。

第二章      主要文种

第六条  两局机关的主要公文种类有：

令：依照有关法律法规公布行政规章，宣布施行重大强制性措施；嘉奖有关单位或人员。

决定：对重要问题或重大行动做出安排或决策。

公告：宣布重要事项或法定事项。

通告：公布应当遵守或者周知的事项。

通知：传达上级指示，批转下级文件，转发上级、同级和不相隶属关系部门的公文，要求下级机关办理、周知或共同执行的事项。

通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

请示：向上级机关请求指示和批准。

报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问事项。

批复：答复请示事项。

意见：对重要问题提出见解和处理办法。

会议纪要：记载、传达会议情况和议定事项。

函：不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

第三章  公文格式

第七条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文时间、附注、附件、主题词、抄报送机关、印发日期、印发机关、印制份数等组成。

（一）密级公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。密级印在文件的右上角。其中，“绝密”、“机密”、级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度标明“特急”、“急件”，印在文件右上角。其中，电报应当标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文字号包括机关代字、年号、顺序号。发文字号用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号括入，序号不编虚位，不加“第”字。发文字号一般印在红线上方中央。联合行文，只标明主办机关的发文字号。

（四）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，标明发文机关和公文种类，为2号小标宋体字；主送机关在标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋体字；正文为3号仿宋体字，正文中的数字、年份不能回行。

（五）公文附件应在正文末尾、落款之前，注明附件名称和顺序。

（六）成文时间右空4字，加盖印章应上距正文1行内。

（七）主题词、抄报、报送单位及印发日期和机关印在文件末尾。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。发、送机关在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字。印发机关及日期用3号仿宋体字，印发机关左空1字，印发日期右空1字。

（八）请示类公文，发文字号应印在红线左上方，居左空一字；在公文红线的右上方（面视方向）注明签发人，签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋体字，姓名用楷体字；同时，要在成文日期下一行居左空2字加圆括号标识附注。

（九）联合发文时，应将主办机关排列在前边。会签时由主办机关先审签。

（十）公文用纸为A4型纸，一律在左侧装订。

第四章        办文程序

第八条   机关办文的程序包括：

（一）收文为签收、登记、编号、分批、呈批、办理、清退、归档等。

（二）发文为起草、核稿、呈批、编号、登记、打印、校对、用印、分发、传递、立卷和归档等。

第十九条   收文办理：

（一）签收：签收文件要逐件清点，如发现问题，应立即向发文机关查询。同时注明签收时间。

（二）登记：登记文件要将密级、缓急时限、发文字号、标题、来文单位、件数、收文时间、处理情况逐项登记和编号。紧急件随收随处理，一般文件也要在当天登记处理。

（三）分批：收文由综合处主管负责人统一分批。

（四）呈批：综合处主管负责人统一分批后，及时呈请局领导批阅。

（五）办理：需办理和传阅的文件由综合处统一登记，与承办（传阅）处室按照《批办（传阅）文件登记表》办理交接手续后，承办（传阅）处室应及时办理和传阅。办理和传阅的文件不得滞留，传阅类文件不得超过2天，办理类文件不得超过1周。办理周期较长的，文件材料应先行归档，办理过程中使用复印件。

（六）催办：综合处应严格文件传阅催办手续，及时催阅催退催办，避免漏传、误传和延误。

（七）翻印：翻印文件要严格控制，并按规定进行审批。翻印文件，须经综合处有关负责人批准。翻印文件要注明翻印处室、份数、时间。绝密文件、密码电报不准翻印、复印、传抄。

（八）清退：承办（传阅）处室按照办理程序办理后，应按照要求及时清退综合处文件管理人员，清退时必须直接与管理人员按照《批办（传阅）文件登记表》中的文件名称、份数进行，并经核实无误后，签字认可，管理人员不在时，不得将文件随意放置，否则文件的丢失或损坏由承办处室负责。

第九条  发文的办理

（一）拟稿

1、起草文件要全面准确地反映客观情况，符合党的方针政策和国家法律法规及规章和标准，完整准确地体现领导意图。要求重点突出，观念鲜明，结构严谨，条理清楚，言简意赅，时间、地点、数据、引文都要准确。文字要精炼，书写要工整，标点要正确，文种要正确无误。

2、起草文件实行分级负责制，拟稿、核稿、审签都要层层把关。

3、起草文件一律用局文稿纸，以便于存档。

4、拟稿人应注明处室名称和姓名。

（二）核稿

（1）凡处室代局起草的文件，首先由处室负责人严格把关，审核签名后，送办公室（综合处）有关负责人核稿。

（2）办公室（综合处）有关负责人复核签署意见后，送局领导审签。不符合要求的，综合处可退回有关处室重新草拟。

（3）起草文件涉及其他处室或部门的事项，要事先协商和征求意见。

（三）签发

1、凡以局名义发出的重要文件，由局领导审签。

2、联合行文由局主办的，按程序局先审签，然后会签。外单位主办需局会签的，由有关处室负责核稿，再由办公室（综合处）复核后送局领导签发。

3、局领导签发后，由发文处室到办公室（综合处）统一编号、印刷、用印。

（四）分发

文件的交换和邮寄工作由办公室（综合处）负责，发文处室将文件按要求装订和分发后，送办公室（综合处）。发文处室要严格按照发送范围、数量分发，防止漏发误发。主送省委、省政府的公文，请示类25份，需提交会议的30—40份；报告类10—15份；抄送省委、省政府办公厅的公文，5—10份。

交换的文件，发文处室应在文件的左上方或信封上注明需交换的单位名称。发往其他单位的文件，书写信封时，务必填写邮政编码、详细地址、单位名称，信封不得用订书针封口。

第五章      办文注意事项

第十条  必须根据两局的隶属关系行文，不能越级。不能以个人名义向上报送请示、报告。一般情况下不要将公文送给领导同志个人。

第十一条  请示的公文必须一文一事，只写一个主送单位，不要把请示的问题夹在报告中上报。请示的公文不能同时抄送同级和下级单位。

第十二条  请示和批复要坚持明来明复、密来密复的原则。机密、绝密文件一律经机要渠道传递，不得以普通信件传递。

第十三条  发至各处室的文件，应指定专人负责签收保管，不得丢失，并按规定时间清退。

第十四条  密级类文件要缩小阅知范围，一般在副处级以上干部（含非领导职务）范围内阅知。

第六章              归     档

第十五条  公文办完后，根据文书立卷、归档的有关规定，办文处室应及时将公文定稿、正本（三份）送办公室（综合处）。

第十六条  个人不得保存应归档的公文。